Bu soruya verilecek doğru cevap "duruma göre" değil, ölçülebilir altı kritere göre belirlenir.
1. Süreciniz ne kadar standart?
Fatura kesmek standarttır; sektörünüze özel bir onay akışı değildir. Süreciniz piyasadaki paketlerin %80'iyle örtüşüyorsa hazır paket doğru seçimdir.
2. Süreç rekabet avantajınız mı?
Eğer bir süreci rakiplerinizden daha iyi yapıyorsanız ve bu farkı yazılım taşıyorsa, o süreci hazır pakete sığdırmak avantajı silmek anlamına gelir.
3. Kaç kişi kullanacak?
Kullanıcı başına aylık ücretlendirilen paketlerde 40–50 kullanıcıdan sonra maliyet eğrisi hızla yükselir. Bu noktada özel yazılımın toplam maliyeti üç yıl içinde geri dönebilir.
4. Veri kimde kalacak?
Sektörel mevzuat veya kurumsal politika verinin yurt içinde ve kendi kontrolünüzde tutulmasını gerektiriyorsa seçenekler daralır.
5. Kaç sisteme bağlanacak?
Entegrasyon sayısı arttıkça hazır paketlerin API sınırları belirginleşir. Üçten fazla kritik entegrasyon varsa özel geliştirme çoğu zaman daha az acı verir.
6. Ne kadar bekleyebilirsiniz?
Hazır paket haftalar içinde devreye girer, özel yazılım aylar sürer. Acil bir operasyonel sorun için özel yazılım doğru araç değildir.
Üçüncü yol: melez model
Pratikte en sık işe yarayan yaklaşım ikisinin karışımıdır:
- Muhasebe, e-fatura, İK gibi standart alanlarda hazır paket.
- Size özel operasyon ve müşteri süreçlerinde özel yazılım.
- İkisi arasında entegrasyon katmanı.
Bu model hem maliyeti hem riski dağıtır.
Toplam sahip olma maliyeti
Karşılaştırmayı üç yıllık toplam maliyet üzerinden yapın:
| Kalem | Hazır paket | Özel yazılım |
|---|---|---|
| Başlangıç | Düşük | Yüksek |
| Aylık | Kullanıcı başına | Sunucu + bakım |
| Özelleştirme | Sınırlı, ek ücretli | Dahil |
| Çıkış maliyeti | Yüksek (veri kilitlenmesi) | Düşük (kod sizde) |
Karar anında en çok atlanan satır sonuncusudur: sistemden çıkmanın maliyeti, girmenin maliyetinden çoğu zaman daha yüksektir.