CRM projelerinin başarısızlık sebebi neredeyse hiçbir zaman yazılımın yetersizliği değildir. Sebep genellikle şudur: ekip eski yöntemi bırakmaz.
Aşağıdaki plan, bu direnci azaltmak için tasarlandı.
1. Hafta — Süreci kâğıda dökün
Yazılıma dokunmayın. Şu üç soruyu yanıtlayın:
- 1.Bir müşteri adayı bize hangi kanallardan geliyor?
- 2.Kapanana kadar kaç aşamadan geçiyor?
- 3.Her aşamada kim, neyi, ne zaman yapıyor?
Aşama sayısını beşi geçmeyecek şekilde sadeleştirin. Karmaşık huni, doldurulmayan huni demektir.
2. Hafta — Veriyi temizleyin
Mevcut Excel dosyalarını birleştirin. Bu aşamada yapılacak iş sıkıcı ama kritiktir:
- Yinelenen kayıtları birleştirin.
- Telefon ve e-posta biçimlerini standartlaştırın.
- Son 18 ayda hiç temas edilmemiş kayıtları ayrı bir arşive alın.
Kirli veriyle açılan bir CRM, ilk haftada güvenilirliğini kaybeder.
3. Hafta — Sistemi kurun ve pilot yapın
Tüm ekiple değil, iki kişiyle başlayın. Bu iki kişi:
- Gerçek fırsatları sisteme girer,
- Eksik alanları ve gereksiz alanları raporlar,
- İlk şablonları (teklif, e-posta) oluşturur.
Pilot sonunda formu sadeleştirin. Kullanıcıdan istenen her zorunlu alan, kullanım oranını düşürür.
4. Hafta — Tüm ekibe açın ve tek kural koyun
Eğitim uzun sunumlarla değil, gerçek bir fırsat üzerinden 45 dakikada yapılır. Ardından tek bir kural ilan edin:
Sistemde olmayan fırsat yoktur.
Haftalık satış toplantısını yalnızca CRM ekranı üzerinden yapın. Excel'den okunan hiçbir rakamı toplantıya kabul etmeyin. Bu tek uygulama, kullanım oranını diğer tüm önlemlerden daha hızlı yükseltir.
30. günden sonra
İlk ayın sonunda şu üç metriği ölçün:
- Sisteme girilen fırsat sayısı / gerçek fırsat sayısı
- Aşama güncelleme sıklığı
- Aktivite kaydı olan fırsat oranı
Bu üç oran %80'in altındaysa sorun ekipte değil, formun karmaşıklığındadır. Alan sayısını azaltın ve tekrar ölçün.